Was ist der Digitale Finanzbericht (DiFin)?
Der Digitale Finanzbericht (DiFin) ist ein digitaler Standard, mit dem die deutsche Kreditwirtschaft Ihnen ein zeitgemäßes Verfahren zur medienbruchfreien elektronischen Übertragung von Jahresabschlüssen und Einnahmenüberschussrechnungen anbietet – einfach, sicher, zeit- und ressourcensparend.
Der eingereichte Jahresabschluss bzw. die eingereichte Einnahmenüberschussrechnung ist eine wesentliche Grundlage für die Bonitätsprüfung, zu der finanzierende Banken und Sparkassen gesetzlich verpflichtet sind. Bisher haben Sie diese Unterlagen in Papierform bzw. als PDF per E-Mail eingereicht, obwohl sie elektronisch erstellt worden sind. Als wichtiger Beitrag zur Digitalisierung des Wirtschaftslebens wird der Digitale Finanzbericht (DiFin) von der Digitalen Agenda der Bundesregierung unterstützt. Weiterführende Informationen finden Sie auf der offiziellen Homepage des Digitalen Finanzberichts.
Was gibt’s Neues zum DiFin?
Das DiFin-Verfahren befindet sich derzeit in der nächsten Ausbaustufe zur Schaffung bidirektionaler Übertragungswege. Bisher führt der Weg nur vom Absender (Unternehmen oder Unternehmensberater) zum Empfänger (Bank oder Sparkasse). Künftig werden Bonitätsparameter von Finanzinstituten in einem geplanten „Rückkanal“ zurückgesendet, wodurch auch Finanzinstitute zu Sendern werden. Zukünftig erhalten beratende Branchen und Unternehmen Kreditparameter ohne Medienbruch und werden somit auch zu Empfängern. Der DiFin-Rückkanal ist für Unternehmen und Wirtschaftsberater sehr vorteilhaft, da ein weiterer manueller Prozess vollständig digitalisiert wird.
Welche Vorteile bietet Ihnen der Digitale Finanzbericht (DiFin)?
Mit der Nutzung des Digitalen Finantberichts (DiFin) leisten Sie einen Schlüsselbeitrag der am Jahresabschlussprozess mitwirkenden Branchen zur Digitalisierungsinitiative der Bundesregierung „Industrie 4.0“, um die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Unternehmen auch in Zukunft sicherzustellen.
Die Vorteile des DiFin:
- Es gibt nur noch einen elektronischen Verteilungsprozess für Jahresabschlüsse. Sie werden an Banken und Sparkassen auf dem gleichen Weg übertragen werden, wie es bereits an die Finanzverwaltung und an den Bundesanzeiger erfolgte.
- Der administrative Aufwand für das Handling papiergebundener Abschlüsse entfällt, die elektronische Datenübertragung spart Zeit und Prozesskosten.
- Der fehleranfällige Medienbruch bei der Übertragung der Abschlüsse fällt weg.
- Die Anzahl von zeitraubenden und arbeitsintensiven Rückfragen verringert sich aufgrund des standardisierten Ablaufs.
- Ein wesentlicher Teil des Kreditprozesses wird beschleunigt. Das kann die Bearbeitungszeit von Kreditanfragen verkürzen.
- Die erforderliche Technologie ist in der Praxis erprobt und bewährt.
Deshalb: Der Digitale Finanzbericht (DiFin) ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur konsequenten Digitalisierung aller Finanzprozesse innerhalb des Unternehmens.
Ändert sich der Umfang meiner Abschlussdaten? Muss ich mehr Informationen bereitstellen?
Nein: Der Berichtsumfang und die Informationstiefe ändern sich gegenüber der bisherigen Abgabe des Jahresabschlusses nicht. Der XBRL-Standard betrifft nur die technische Datenübertragung, er schafft keinen neuen Rechnungslegungsstandard. Das gesamte Verfahren beruht unverändert auf der individuellen Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und Ihrer Bank bzw. Sparkasse.
Wie funktioniert der Digitale Finanzbericht (DiFin)?
Schon seit dem Wirtschaftsjahr 2013 nimmt das Finanzamt steuerliche Jahresabschlüsse ausschließlich als sogenannte E-Bilanz im Format XBRL (eXtensible Business Reporting Language) entgegen. Jahresabschlüsse und Einnahmenüberschussrechnungen werden nahezu ausnahmslos mittels Buchhaltungssoftware erstellt. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen, die Abschlüsse erstellen, verfügen damit schon seit geraumer Zeit über die Technologie und das Know-how zur elektronischen Übertragung von Jahresabschlüssen. Diese erprobte und bewährte technische Infrastruktur nutzt auch der Digitale Finanzbericht (DiFin).
Sind meine Abschlussdaten sicher?
Bankgeheimnis und Datenschutz gelten auch beim Digitalen Finanzbericht (DiFin) uneingeschränkt: Wie schon bisher werden Ihre Abschlussdaten sowohl bei Ihrem Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer als auch bei Ihrer Bank oder Sparkasse unter genauer Einhaltung aller Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz verarbeitet. Alle gesetzlichen und vertraglichen Verschwiegenheitspflichten gelten auch unter dem Digitalen Finanzbericht (DiFin) unverändert. Nach wie vor stellen die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen den Abschluss verbindlich fest und entscheiden wer Ihre Daten erhält. Durch die direkte Versendung an den vorgesehenen Empfänger haben Dritte keinen Zugriff auf die Daten.
Übertragen werden die Abschlussdaten direkt mittels einer in der Finanzdienstleistungsbranche bewährten Technologie zur Verschlüsselung und zur Authentifizierung der am Übertragungsvorgang Beteiligten.
Anleitung zur Teilnahme am Digitalen Finanzbericht (DiFin)
Im April 2018 startete deutschlandweit der Versand und Empfang von Digitalen Finanzberichten (DiFin).
Teilnehmende Kreditinstitute finden Sie auf der Seite Digitaler-Finanzbericht.de.
Wie Sie daran teilnehmen können, lesen Sie in der untenstehenden Anleitung.
- Prüfen Sie, ob das Kreditinstitut mit dem Sie zusammenarbeiten, teilnimmt und den Digitalen Finanzbericht empfangen kann. Dazu geben Sie entweder im Verwaltungsmenü von eBilanz-Online unter „Extra – Verfügbarkeitsprüfung“ die Bankleitzahl (BLZ) ein oder schauen Sie auf der Seite Digitaler-Finanzbericht.de nach.
- Nehmen Sie Kontakt mit einem teilnehmenden Kreditinstitut auf und lassen sich die Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE) mit Ihrer Kundennummer zusenden. Mit dieser TVE vereinbaren Sie die Versendung des Digitalen Finanzberichtes (DiFin) und erklären gegenüber Ihrem Kreditinstitut die “materielle Identität” der von Ihnen digital übermittelten Jahresabschlüsse. Erst dann werden elektronische Einreichungen vom Empfänger rechtlich anerkannt. Sie gilt bis zum Widerruf und muss nicht verlängert werden.
- Wenn Sie Abschlüsse an verschiedene Kreditinstitute versenden wollen, ist an jedes Kreditinstitut ein separates Exemplar der TVE zu senden.
- Sollen Digitale Finanzberichte (DiFin) von Ihrem wirtschaftlichen Berater versendet werden, senden Sie ihm die TVE zur Information in Kopie und treffen mit Ihrem Berater eine Vereinbarung zum Versand.
- Erstellen Sie den Digitalen Finanzbericht (DiFin) in eBilanz-Online entweder als separaten Bericht oder legen Sie einen kombinierten Vorgang an und nutzen die bequeme Datenübernahme aus z. B. der Offenlegung. Wie gewohnt finden Sie im Benutzerhandbuch ausführliche Hinweise zur Anwendung.
- Derzeit ist die Mitsendung eines Jahresabschlusses in PDF-Format (noch) gefordert, damit beim Empfänger im Zweifel ein Datenabgleich stattfinden kann. Diese Datei können Sie direkt zum Bericht hochladen. Eine Unterschrift ist hier NICHT notwendig.
- Klären Sie mit Ihrem Mandanten, ob er an der Teilnahme interessiert ist bzw. ob er von seinem Kreditinstitut bereits darauf angesprochen wurde. Prüfen Sie, ob das Kreditinstitut Ihres Mandanten bereits am DiFin-Verfahren teilnimmt. Dazu geben Sie entweder im Verwaltungsmenü von eBilanz-Online unter „Extra – Verfügbarkeitsprüfung“ die Bankleitzahl ein. Oder Sie schauen auf der Seite Digitaler-Finanzbericht.de.
- Ihr Mandant erklärt gegenüber seinem Kreditinstitut mit der von diesem ausgehändigten Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE) die Verbindlichkeit der von Ihnen digital übermittelten Jahresabschlüsse. Ihr Mandant muss in seiner TVE lediglich Ihre Kanzlei als Absender eintragen, um Sie gegenüber seiner Bank oder Sparkasse zu autorisieren.
- Vereinbaren Sie mit Ihrem Mandanten die elektronische Abschlussdatenübermittlung, ggf. über eine entsprechende Teilnahmeerklärung und lassen Sie sich das empfangende Kreditinstitut Ihres Mandanten mit Bankleitzahl und Kundennummer nennen (Empfehlung: Kopie der TVE). Diese Angaben brauchen Sie für die elektronische Übermittlung.
- Erstellen Sie den Digitalen Finanzbericht (DiFin) in eBilanz-Online entweder als separaten Bericht oder legen Sie einen kombinierten Vorgang an und nutzen die bequeme Datenübernahme aus z.B. der Offenlegung. Wie gewohnt finden Sie im Handbuch ausführliche Hinweise zur Anwendung.
- In der Anfangsphase ist die Mitsendung eines Jahresabschlusses in PDF-Format gefordert, damit beim Empfänger im Zweifel ein Vergleich stattfinden kann. Diesen können Sie direkt zum Bericht hochladen. Eine Unterschrift ist hier NICHT notwendig.
Häufige Fragen zum Digitalen Finanzbericht (DiFin)
Wie wird beim neuen Übertragungsverfahren der Datenschutz gewährleistet?
Der Digitale Finanzbericht (DiFin) basiert auf Technologien zur Authentifizierung und zur Verschlüsselung, die im Finanzdienstleistungsbereich erprobt und bewährt sind.
Dadurch ist der zuverlässige Schutz der Abschlussdaten auf dem Übertragungsweg gewährleistet. Überdies wird ein besonderes Augenmerk auf die verlässliche Identifikation des Übermittlers gelegt, sodass Abschlüsse nur von autorisierten Nutzern versendet werden können.
Verlangen Kreditinstitute mit dem Digitalen Finanzbericht (DiFin) mehr Informationen?
Nein, die benötigten Informationen ergeben sich wie bisher aus der Beziehung zwischen Kunde und Kreditinstitut. Die Änderungen betreffen nur die Art der Übermittlung der Abschlussdaten.
Ändert sich durch das neue Verfahren die Haftungssituation zwischen dem beteiligten Steuerberater/Wirtschaftsprüfer und dem empfangenden Kreditinstitut?
Kreditinstitute, die am Digitalen Finanzbericht (DiFin) teilnehmen, haben rechtlich klargestellt, dass die “wirtschaftlichen Berater” ihnen gegenüber weder für fahrlässig grob fahrlässig verursachte Schäden haften, die ausschließlich aus der Besonderheit der elektronischen Abschlussübermittlung entstehen. Dadurch werden Steuerberater/Wirtschaftsprüfer bei der elektronischen Übermittlung nicht schlechter gestellt, als es bei einer (Papier-)Einreichung der Fall ist.
Welche Kreditinstitute nehmen teil?
Eine Liste der empfangsbereiten Kreditinstitute finden Sie auf der Seite Digitaler-Finanzbericht.de.
Welche Abschlüsse können zur Bonitätsprüfung digital eingereicht werden?
Teilnehmende Kreditinstitute nutzen die Kern- und Ergänzungstaxonomie ab der Version 6.0, teilweise auch schon 5.4.
Welche Versionen akzeptiert werden, ist in eBilanz-Online im Verwaltungsmenü unter “Extra – Verfügbarkeitsprüfung” anhand der Bankleitzahl ersichtlich.
Muss die beigefügte bildliche Kopie im PDF-Format unterschrieben werden?
Nein, im Sinne der Digitalisierung können Sie die PDF-Datei auch ohne Unterschrift versenden. Ein Scannen ist dementsprechend nicht notwendig.
Was bedeutet “materielle Identität”?
Die Angaben des Abschlusses in der angehängten PDF-Datei vermitteln mit den erfassten Angaben im Digitalen Finanzbericht (DiFin) vermitteln die gleichen Verhältnisse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens. Die Empfänger haben daher die Gewährleistung, dass die digital übermittelten Daten “führend” sind und die mitgelieferte PDF-Datei nicht ausgedruckt werden muss.
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